5 redenen om over te stappen naar digitale overeenkomsten en elektronische handtekeningen
Van vergaderen tot het inwerken van nieuwe collega’s en van brainstorm tot de vrijdagmiddagborrel: alles vindt in het huidige tijdperk via het internet plaats. Zelfs als we vanaf september weer wat vaker naar kantoor kunnen, zal de trend van een digitale, papierloze kantooromgeving zich veelal doorzetten.
Maar als het gaat over het ondertekenen van documenten, dan wordt er nog vaak op de oude manier gedacht. Verkoopcontracten, arbeidsovereenkomsten, inschrijfformulieren of facturen: veel bedrijven geven de voorkeur aan een fysieke krabbel, gezet met een echte pen.
Hoewel het sentiment begrijpelijk is, zorgt zo’n fysiek moment wel voor een hoop inefficiëntie. Uit onderzoek van DocuSign, een bedrijf dat diensten aanbiedt om documenten online te laten ondertekenen, blijkt dat handmatige ondertekenprocessen voor 46 procent vertraging van het opstarten van projecten zorgt.
Ook komt 31 procent van de deals in de problemen doordat papieren niet op tijd of op de juiste manier ondertekend worden. Bij een papierafhankelijk ondertekeningsproces en al het printen, scannen, faxen en overtypen dat daarbij komt kijken, blijkt dat bedrijven per overeenkomst zo’n 33 euro extra kwijt zijn.
Hoe kan het dat teambuilding en vergaderingen inmiddels allang de digitale wereld omarmd hebben en aan steeds minder handelingen op kantoor papier te pas komt, maar het ondertekenen van belangrijke documenten daarbij achterblijft? Voor wie nog niet overtuigd is, hierbij de belangrijkste voordelen op een rij.
1. Het is snel
Je zet je handtekening, dat papier moet verzonden, geprint én teruggestuurd worden. Dat kost niet alleen geld, maar ook een heleboel tijd. Door een simpele digitale handtekening worden documenten binnen een paar uur of zelfs binnen enkele minuten ondertekend. DocuSign, dat met ruim 1 miljoen klanten als Unilever, Salesforce, Facebook en T-mobile werkt, meldt dat 80 procent van de overeenkomsten binnen één dag afgehandeld en 44 procent zelfs binnen een uur.
2. Het is veilig
Uit een onderzoek van DocuSign over de zorgen die bedrijven hebben over het gebruik van elektronische handtekening, blijkt dat 20 procent van de ondervraagden zich zorgen maakt over de beveiliging. Kan een elektronische handtekening immers niet makkelijk vervalst worden?
Nee, luidt het antwoord op die vraag. Voor elektronische handtekeningen bestaan verschillende manieren om de echtheid te verifiëren. Zo kan ingezien worden wanneer het document geopend, bekeken en ondertekend is. Ook kan het IP-adres de ondertekenaar openbaar worden gemaakt of kan deze zich via sms, e-mail of paspoort verifiëren.
Is de handtekening gezet, dan worden alle documenten digitaal verzegeld. Dat geeft onder andere aan dat het document na de ondertekeningsdatum niet meer is aangepast.
Bron; Business Insider
Lees beslist verder, er zijn nog meer voordelen te benoemen!
